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Prendre les bonnes habitudes : Conseils d’organisation pour les entreprises

Diriger une entreprise n’est pas de tout repos, surtout si vous partez de zéro. Dans les grandes organisations, tout semble parfaitement orchestré : chaque service a son rôle et chaque poste est conçu de façon à ce que n’importe quel nouvel employé sache exactement ce qu’il a à faire et à quel moment. Pour les petites entreprises en revanche, ce n’est pas si simple. Vous vous sentez submergé par l’ampleur de la tâche ? Découvrez comment gérer votre petite entreprise et faire en sorte que tout fonctionne comme sur des roulettes grâce à ces conseils.

Utilisez des logiciels de gestion pour petites entreprises

Ce n’est pas parce que vous êtes une petite entreprise que vous devez tout faire à la main. Il existe de nombreuses solutions logicielles évolutives qui peuvent s’adapter à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. En voici quelques exemples qui simplifieront vos opérations et vous éviteront bien des casse-tête :

  • Gestion des tâches : Vous avez beaucoup de petits projets à gérer qui varient d’un jour à l’autre ? Grâce aux logiciels de gestion des tâches, vous pouvez définir des missions pour vous ou vos employés, encourager la collaboration selon les rôles attribués et suivre facilement vos progrès.
  • Comptabilité : Quickbooks est l’un des logiciels comptables les plus connus. Il permet de contrôler le chiffre d’affaires, les dépenses, les taxes, les fournisseurs, ainsi que de gérer la paperasse administrative. À partir du moment où votre entreprise commence à recruter, cet outil devient indispensable.
  • Gestion des stocks : Le suivi des stocks est particulièrement important si vous vendez des denrées périssables. Pour éviter de faire fuir vos clients, assurez la rotation de vos stocks en configurant des rappels.
  • Gestion des salaires : À partir de deux ou trois employés, vos processus manuels révèlent leurs limites. Avec un logiciel de paie, vous offrez aux employés une sensation de sécurité financière, tout en gérant les heures travaillées et les salaires avec précision.
  • Gestion de site web : En tant qu’entreprise, avoir un site web est absolument primordial. Cependant, tous les chefs d’entreprise n’ont pas la capacité de créer et d’héberger leur propre site. Heureusement, il existe de nombreux services d’hébergement qui permettent de créer et maintenir facilement un site parfaitement fonctionnel quel que soit votre secteur, à des tarifs abordables.
  • Planification : Que ce soit pour créer les plannings, fixer les rendez-vous avec les clients ou programmer les réunions avec les fournisseurs ou en interne, mettez en place un système qui indique clairement le type et l’heure de l’évènement. Assurez-vous aussi que tout le monde y ait accès. Inutile de vous compliquer la tâche : un simple calendrier Google fera parfaitement l’affaire.

Comment utiliser efficacement un agenda personnel

Que vous utilisiez votre propre agenda de poche ou un calendrier basé sur le cloud, gérer votre semaine est relativement simple. Nous vous révélons quelques conseils d’organisation pour organiser l’emploi du temps de votre entreprise sans stress :

  • Privilégiez la simplicité : Les calendriers offrent généralement peu de place pour écrire, surtout si vous utilisez un agenda de poche, alors tenez-vous-en à l’essentiel et restez bref. Choisissez simplement un titre court, indiquez l’heure et le lieu, le cas échéant. De nombreux agendas sont également dotés d’une section Notes, où vous pouvez donner plus de détails si vous le souhaitez ou ajouter vos listes de courses et vos to-do lists, afin de ne pas surcharger la partie calendrier.
  • Soyez régulier : Consultez votre agenda tous les matins et mettez-le à jour toutes les semaines. En prenant cette habitude, vous vous assurez qu’il est toujours exact, et donc utile. Après tout, un agenda vide ou incomplet ne vous donnera pas la vue d’ensemble hebdomadaire dont vous avez besoin pour bien vous organiser.
  • Catégorisez vos évènements : Pour distinguer différents types d’évènements, tels que vos engagements personnels, vos rendez-vous médicaux ou vos réunions professionnelles, le mieux est d’utiliser un code couleur. Les calendriers en ligne offrent de nombreuses options à cet égard, tandis que vos agendas personnels peuvent eux aussi être organisés grâce à des surligneurs ou des stylos de couleur différente.
  • Gardez-le à portée de main : Votre agenda ne sert à rien si vous ne pouvez pas vous y référer lorsque vous en avez besoin. Si vous utilisez un calendrier en ligne, téléchargez l’application correspondante sur votre téléphone. Si vous optez pour un agenda, choisissez un modèle peu encombrant que vous pourrez emmener partout. Un passant pour stylo sera un bon point en plus, car cela vous permettra d’ajouter facilement ajouter des informations tout au long de la journée sans avoir à les noter d’abord sur votre téléphone pour les recopier plus tard.
  • Soyez transparent : En tant que chef d’entreprise, votre processus de planification comporte une étape supplémentaire : informer vos employés de vos disponibilités. Bien évidemment, il ne s’agit pas de mettre tout le monde au courant de vos moindres faits et gestes, mais simplement d’informer vos employés des moments où vous serez absent ou injoignable pendant les heures de travail.

Comment gérer un calendrier promotionnel

Si vous organisez vos propres promotions, vous devez les planifier à l’avance. Élaborer, publier et gérer des campagnes demande beaucoup de temps, mais pensez à conserver une certaine marge de manœuvre pour tirer parti des tendances du moment. Pas de panique, nous vous donnons nos meilleurs conseils pour garder votre calendrier promotionnel sous contrôle :

  • Planifiez l’année à l’avance : Commencez par les fêtes, puis complétez le reste. Comment envisagez-vous de préparer les opérations commerciales pour les prochaines fêtes de fin d’année ? Proposerez-vous des promotions pendant l’été ? Une fois que vous avez mis en place les bases, vous pouvez y ajouter d’autres promotions et campagnes marketing.
  • Restez attentif aux nouvelles opportunités : Dressez une liste des articles et publications pour les réseaux sociaux que vous pourriez utiliser en dehors des fêtes et soyez prêt à les remanier si d’autres sujets plus intéressants émergent au cours de l’année.
  • Organisez vos préparatifs : Même si vous planifiez vos contenus un an à l’avance, prévoyez du temps pour créer vos supports marketing, commander vos cadeaux personnalisés et promouvoir vos évènements. Assurez-vous de noter le temps consacré à la préparation lorsque vous préparez votre calendrier marketing annuel.
  • Utilisez des modèles : Ne vous donnez pas la peine de recommencer vos créations à chaque fois. Créez un modèle général pour les supports marketing que vous utilisez le plus, tels que les réseaux sociaux, les articles de blog, les flyers, etc. Non seulement vous gagnerez ainsi du temps et de l’énergie lorsque vous créerez vos campagnes marketing, mais votre stratégie sera plus cohérente.

Comment déléguer des tâches sans perdre le contrôle

Vous êtes surchargé de travail, mais vous ne voulez pas renoncer à contrôler vos activités ? De nombreux chefs d’entreprise refusent de déléguer une partie de leurs responsabilités par crainte de perdre le fil de leurs opérations et qu’elles finissent par échapper totalement à leur contrôle. Pourtant, déléguer ne signifie pas forcément lâcher prise. Voici quelques astuces pour déléguer efficacement sans sombrer dans le chaos ni vouloir tout contrôler :

  • Accordez des promotions aux personnes de confiance : Votre entreprise est la prunelle de vos yeux et il est tout à fait normal que vous ne soyez pas à l’aise à l’idée de la confier à n’importe qui. Si vous n’avez pas confiance dans le travail d’un employé, ne le placez pas à un poste de direction. Pour votre tranquillité d’esprit, vous devez avoir une confiance aveugle dans votre équipe.
  • Définissez vos attentes dès le départ : S’il y a des processus qui vous tiennent vraiment à cœur, précisez-le dès le début. Une fois que les habitudes sont prises, il est difficile d’en changer. À l’inverse, efforcez-vous de comprendre ce que vos managers attendent de vous.
  • Effectuez régulièrement des vérifications : Ne perdez pas le fil de vos projets simplement parce que quelqu’un d’autre s’occupe des détails. Déterminez quels sont les livrables que vous attendez et prenez le temps de les examiner au fur et à mesure. Ces contrôles vous permettent de suivre l’évolution d’un service ou d’un projet sans vous impliquer dans chaque action.
  • Réservez du temps pour les entretiens : Pour apprendre à mieux connaître vos managers et employés, prenez le temps d’organiser des entretiens et de faire le point sur leurs progrès, leurs préoccupations, leurs besoins. Bref, essayez de comprendre leur situation.
  • Gardez l’esprit ouvert : Il est normal de vouloir que tout soit fait à votre manière, mais à moins que vous n’ayez un plan préétabli, laissez une certaine liberté à vos employés, même si vous auriez choisi une autre approche. Plus il y a de personnes, plus les idées fusent. Qui sait ? Vous pourriez apprendre beaucoup de vos managers et vice-versa !
  • Adoptez un esprit d’équipe : Travailler seul ne vous mènera jamais très loin. Pour faire prospérer votre entreprise, vous avez besoin de vos employés autant qu’eux de vous. Construisez une relation basée sur la confiance et le respect et vous serez étonné des efforts qu’ils investiront dans votre entreprise.

Trouvez le bon équilibre travail/vie privée

Les employés ne sont pas les seuls à avoir besoin d’un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Même si votre entreprise est votre bébé, tous les parents ont besoin d’une pause pour s’épanouir sur le plan personnel. En bannissant toute autre forme d’activité ou de centres d’intérêt, vous courrez droit au burnout, ce qui n’est évidemment pas dans l’intérêt de votre entreprise. Nous vous proposons quelques idées pour vous accorder du temps pour vous sans avoir l’impression de négliger votre entreprise :

  • Organisez votre entreprise : Oui, cet article est intégralement consacré au sujet, mais tous les points que nous avons mentionné ici vous permettront de prendre du temps pour vous. Une fois que votre entreprise est sur les rails, vous pourrez faire une pause plus sereinement.
  • Fixez-vous des limites : Il y a un temps pour travailler et un temps pour vous consacrer à votre famille, vos amis et vos activités préférées, et tout simplement profiter de la vie.
  • Prévoyez du temps pour vous : Notez vos activités personnelles dans votre calendrier pour ne pas les oublier. Votre temps personnel est essentiel à votre santé, et donc à votre capacité à gérer votre entreprise. Considérez cela comme un moment de « gestion de la direction ».
  • Comptez sur vos ressources : Vous avez des employés performants, des logiciels d’entreprise solides et un calendrier prévu sur plusieurs mois ? Avec une telle organisation, vous pouvez sans hésitation vous absenter au moins une fois par mois.
  • Lâchez prise : Parfois, pour prendre les vacances dont vous rêvez ou profiter pleinement de votre famille, vous devez fermer votre entreprise pendant quelques jours ou laisser votre manager vous remplacer. Vous avez mérité de faire une pause. Votre entreprise sera toujours là à votre retour.

Vous souhaitez développer et changer l’image de votre entreprise ? Découvrez notre guide sur le rebranding des entreprises et notre article sur la façon d’accroître votre visibilité grâce au bouche-à-oreille. Gérer une petite entreprise ne se fait pas au jour le jour. S’organiser signifie planifier à l’avance, trouver de nouvelles ressources et accepter de se faire aider. Une fois que votre entreprise sera sur les rails, vous aurez plus de temps à consacrer à votre bien-être personnel et au développement de votre société. Pour commencer, suivez nos conseils d’organisation et découvrez comment mettre en ordre votre entreprise à votre façon. Vous prévoyez de participer à un salon professionnel ? Pour vous préparer à toutes les éventualités, consultez notre article de blog sur les goodies pour salon professionnel qui optimiseront votre visibilité et découvrez les règles d’or pour commander des cadeaux promotionnels efficaces.

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