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Tipps für Kleinunternehmer: gute Organisation und optimales Management

Komplikationen sind keine Ausnahme, wenn man ein eigenes Unternehmen führt. Besonders Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen, die sich mit Leib und Seele ihrem Projekt widmen, können ein Lied davon singen. Große Unternehmen zählen mit Abteilungen und einem Heer an Mitarbeitenden, die strategisch positioniert sind, sodass jede Hürde schnell und scheinbar ohne Aufwand gemeistert wird. In Kleinunternehmen hingegen ist die Organisation nicht immer optimal. Sie fühlen sich von der scheinbar endlosen Arbeitslast überwältigt? Dann lesen Sie gleich weiter, denn in diesem Artikel präsentieren wir einige unserer besten Tipps für Kleinunternehmer zu Organisation und Planung. 

Software für Kleinunternehmen 

Nur weil Ihr Unternehmen klein ist, bedeutet das nicht, dass es keine technologischen Hilfsmittel nutzen darf. Es gibt viele Software-Lösungen für Unternehmen jeder Größenklasse. Im Anschluss sehen wir uns an, welche Vorteile sie bieten. Einfachheitshalber haben wir sie in Kategorien unterteilt. 

  • Aufgabenmanagement: Ihre alltägliche Arbeit besteht darin, viele unterschiedliche Projekte voranzutreiben? Mit Software für das Aufgabenmanagement können Sie sich selbst oder Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, an gemeinschaftlichen Projekten zusammenarbeiten und den Überblick über den Fortschritt behalten. 
  • Buchhaltung: Eine der bekanntesten Software-Lösungen im Bereich Buchhaltung ist QuickBooks. Sie ermöglicht es, Umsatz, Ausgaben, Steuern und Lieferanten zu tracken und die damit anfallenden gesetzlichen Formalitäten zu erledigen. Spätestens nachdem Sie die ersten Mitarbeitenden eingestellt haben, sollten Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen. 
  • Bestandsverwaltung: Eine korrekte Bestandsverfolgung ist besonders dann wichtig, wenn die Güter in Ihrem Sortiment verderblich sind. Abgelaufene Produkte in den Regalen sind absolute No-Gos für Kunden. Daher ist es wichtig, einen Überblick über die Haltbarkeitsdauer der Produkte zu behalten und bei nahendem Ende benachrichtigt zu werden. 
  • Lohnbuchhaltung: Für Unternehmen mit mehr als zwei oder drei Mitarbeitenden zahlt es sich aus, in ein Lohnbuchhaltungsprogramm zu investieren. Sie können damit die gearbeiteten Stunden aufzeichnen und die entsprechenden Löhne und Gehälter berechnen. Auch Ihre Mitarbeitenden haben etwas davon, nämlich die Gewissheit, dass ihre Vergütung korrekt ist. 
  • Websitepflege: Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, benötigt eine Website. Doch im Fall kleinerer Unternehmen haben die Inhaber womöglich nicht die Zeit, selbst eine Website zu erstellen und zu hosten. Glücklicherweise gibt es viele Webhosting-Anbieter, die sich damit befassen, Websites für Unternehmen jeder Branche zu erstellen und zu pflegen, und zwar zu vernünftigen Preisen. 
  • Planung: Ganz gleich, ob für die Planung von Schichten, Terminen oder Meetings mit dem Team oder Lieferanten, am besten gelingt das mit einem übersichtlichen Programm, das für alle Teammitglieder zugänglich ist. Selbst einfachere Lösungen wie Google Kalender erweisen sich schnell als sehr hilfreich. 

Agenden effektiv nutzen 

Für die Wochenplanung können Sie ganz traditionell Agenda und Stift oder einen Kalender in der Cloud verwenden. Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden, hier erfahren Sie, wie Sie die Planung stressfrei erledigen. 

  • Kurz und bündig: Besonders wenn Sie eine Agenda mit wenig Schreibfläche verwenden, aber auch generell gilt: konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste und fassen Sie sich kurz. Schreiben Sie nur den Namen, die Uhrzeit und – falls notwendig – einen Ort auf. In vielen Agenden ist ein Bereich für Notizen vorhanden. Hier können Sie gegebenenfalls Einzelheiten eintragen. Eine weitere Option ist, Notizen wie die Einkaufs- oder To-do-Liste zu notieren, stichpunktartig und übersichtlich. 
  • Konsistent: Am besten beginnen Sie jeden Tag damit, einen Blick in die Agenda zu werfen und die Einträge zu aktualisieren. Zwar ist dies mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden, doch eine Agenda erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie immer auf dem neuesten Stand ist. Nur so erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die bevorstehende Woche, was bei der Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle spielt. 
  • Kategorisiert: Wenn in Ihrem Kalender oder in Ihrer Agenda sowohl persönliche als auch geschäftliche Termine oder Ereignisse stehen, sollten Sie sie farblich voneinander trennen. Online stehen Ihnen dafür unterschiedliche Tools zur Verfügung, auf Papier geht das am besten mit Textmarkern oder Farbstiften.  
  • Zugänglich: Eine Agenda ist nur dann wirklich nützlich, wenn Sie jederzeit einen Blick herein werfen können. Verwenden Sie eine Online-Lösung, sollten Sie also unbedingt die entsprechende Handy-App installieren. Bei herkömmlichen Kalendern oder Agenden ist die Größe ausschlaggebend. Je kleiner, umso einfacher mitzunehmen. Weitere Details, die das Leben erleichtern, sind Stiftschlaufen. So haben Sie immer einen Stift zur Hand, wenn Sie etwas notieren möchten. 
  • Transparent: In Unternehmen werden Kalender natürlich auch dazu genutzt, Abwesenheitszeiten einzutragen und mit dem Team zu teilen. Ob Urlaub oder Krankheit, werden Sie während der Geschäftszeiten für eine gewisse Dauer voraussichtlich nicht erreichbar oder nicht im Büro sein, fügen Sie dem Kalender einen entsprechenden Eintrag hinzu. 

Marketing-Kalender erstellen  

Erfolgreiches Marketing erfordert eine gute Vorausplanung. Vor allem kleine Unternehmen, die die Initiativen selbst ausführen, sollten sich das zu Herzen nehmen. Von der Konzipierung bis zur Veröffentlichung und darüber hinaus, Werbekampagnen benötigen Zeit. Gleichzeitig ist Flexibilität für Unternehmerinnen und Unternehmer wichtig, damit sie neue Trends mitmachen können. Und das ist noch lange nicht alles. Die folgenden Tipps zu Marketing-Kalendern zeigen, was es zu berücksichtigen gibt. 

  • Das ganze Jahr im Voraus planen: Der ideale Ausgangspunkt für die Planung sind die Festtage. Haben Sie schon einige Ideen für Black Friday im kommenden Jahr? Oder für eine Osteraktion? Nachdem Sie die Kampagnen für die wichtigsten Events und Feiertage im Jahr abgehakt haben, können Sie sich sonstige Angebote und Initiativen überlegen. 
  • Alle Optionen offenhalten: Bei der Content-Planung für die Social Media ist es empfehlenswert, eine Liste mit Optionen zu erstellen – für den Fall, dass sich im Laufe des Jahres etwas ändert und sie statt dem geplanten Content doch lieber etwas anderes posten möchten. 
  • Zeit für die Vorbereitung einplanen: Nicht nur die Planung braucht Zeit, sondern auch die Vorbereitung, vom Erstellen der Marketingmaterialien, über das Bestellen von Werbeartikeln bis hin zum Werben für Events. Deshalb raten wir Ihnen, im Marketing-Kalender ausreichend Zeit für die Vorbereitung einzuplanen. 
  • Mit Vorlagen arbeiten: Es gibt viele Assets, die nicht jedes Jahr von Grund auf neu erstellt werden müssen. Für Social Media Posts, Blogartikel, Flyer usw. können Sie wiederverwendbare Vorlagen designen. Dadurch sparen Sie einerseits viel Zeit und Arbeit beim Aufbau von Marketingkampagnen und andererseits erzielen Sie eine größere Einheitlichkeit über die jeweiligen Materialien hinweg. 

Aufgaben delegieren, ohne die Kontrolle zu verlieren 

Sie haben alle Hände voll zu tun, aber Sie möchten die Zügel nicht aus den Händen geben? Die größte Sorge von vielen Unternehmerinnen und Unternehmern beim Delegieren von Aufgaben ist, dass sie zuerst den Überblick und dann auch die Kontrolle über das Alltagsgeschehen im Betrieb verlieren werden. Tatsächlich bedeutet delegieren aber nicht, die Zügel loszulassen. Nachfolgend verraten wir einige Tricks, wie Sie Aufgaben effektiv delegieren: 

  • Personen des Vertrauens befördern: Ihr Unternehmen ist quasi Ihr Baby. Es ist also verständlich, dass Sie es nicht jedem beliebigen Menschen anvertrauen würden. Wenn Sie den Eindruck haben, dass ein Mitarbeitender den Erwartungen hinterherhinkt, sollten Sie die Person besser nicht auf Management-Ebene befördern. Eine Voraussetzung dafür, Aufgaben ruhigen Gewissens zu delegieren, ist, volles Vertrauen in Ihr Team. 
  • Erwartungen frühzeitig klären: Es gibt bestimmte Aufgaben, die auf eine konkrete Weise erledigt werden müssen – ohne Wenn und Aber? Dann weisen Sie Ihr Team von Anfang an darauf hin. Denn hat es sich eine Person angewöhnt, etwas auf eine bestimmte Art zu tun, lässt sich dies nur schwer korrigieren. Auch umgekehrt gilt das. Klären Sie mit Managern, was sie von Ihnen erwarten. 
  • Fristen setzen: Nur weil Sie eine Aufgabe nicht selbst erledigen, bedeutet das nicht, dass Sie sich nicht für den Fortschritt interessieren. Legen Sie vor Beginn der Aufgabe die gewünschten Ergebnisse fest und laden Sie die zuständige Person am Ende der jeweiligen Frist zu einem Gespräch ein. Methoden wie diese ermöglichen es Ihnen als Inhaber bzw. Inhaberin, den Fortschritt innerhalb einer Abteilung oder eines Projekts im Auge zu behalten. 
  • Gespräche planen: Manager und Teammitglieder gleichermaßen schätzen es, wenn sich die Unternehmensleitung Zeit für sie nimmt, um über Themen wie Fortschritt, Bedenken, Bedürfnisse und Zufriedenheit zu reden. 
  • Aktiv zuhören: Wenn es eine Aufgabe zu erledigen gibt und Sie dafür die Unterstützung anderer Personen in Anspruch nehmen, sollten Sie ihre Vorgehensweise nicht infrage stellen, nur weil sie nicht dem entspricht, wie Sie vorgehen würden. Je größer das Team, umso mehr Ideen und umso mehr Personen, die gegenseitig voneinander lernen können. 
  • Teamgeist zeigen: Eine Person allein kann nicht die ganze Arbeit erledigen, die in einem wachsenden Unternehmen anfällt. Sie brauchen Unterstützung und Arbeitskräfte brauchen einen Arbeitsplatz. Durch Beziehungen, die auf Vertrauen und Respekt basieren, werden Sie gemeinsam Großes erreichen. 

Gute Work-Life-Balance 

Nicht nur Mitarbeitende wünschen sich eine gute Work-Life Balance. Ebenso wie die Eltern echter Babys müssen sich auch Unternehmerinnen und Unternehmer ab und zu eine Auszeit gönnen, um sich selbst wiederzufinden. Nehmen Sie sich keine Zeit für Hobbies und Interessen, ist ein Burn-out vorprogrammiert. Das ist schlecht für Ihre Gesundheit und auch für Ihr Unternehmen. Hier präsentieren wir einige Ideen, wie Sie sich Zeit für sich selbst nehmen können, ohne sich schuldig zu fühlen. 

  • Organisieren: Davon handelt dieser Artikel. Letztendlich geht es bei der Organisation darum, Maßnahmen zu ergreifen, damit Sie auch Zeit für sich selbst haben. Läuft in der Firma alles rund, spricht nichts dagegen, sich eine Auszeit zu gönnen.
  • Grenzen setzen: Sie müssen lernen, zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu unterscheiden. In der Freizeit haben Familie, Freunde, Hobbies und all die Dinge Priorität, die Ihnen Freude bringen. 
  • Zeit für sich nehmen: Die Betonung liegt auf „nehmen“. Zeit für sich selbst ist wichtig für die Gesundheit und nur wenn Sie gesund sind, können Sie Ihr Unternehmen effektiv leiten. Überlegen Sie also nicht lange und planen Sie Zeit für sich ein. 
  • Ressourcen nutzen: Sie haben ein tolles Team, eine breite Palette an Business-Softwares und einen Plan, der mehrere Monate abdeckt? Dann sollte es absolut machbar sein, mindestens einmal im Monat eine kleine Auszeit zu nehmen. 
  • Loslassen: Wenn Sie wieder einen richtigen Urlaub brauchen oder wertvolle Zeit mit Ihrer Familie verbringen möchten, kommen Sie eventuell nicht darum herum, das Unternehmen für einige Tage zu schließen oder die Zügel einem Manager Ihres Vertrauens zu überlassen. Wagen Sie es. Nehmen Sie sich die Auszeit. Das Unternehmen wird schon nicht untergehen. 

Möchten Sie gern mehr zu den Themen Unternehmensaufbau und Rebranding erfahren? Dann sind diese Artikel womöglich interessant für Sie: Rebranding-Leitfaden für Kleinunternehmen und Tipps fürs Marketing: Durch Mundpropaganda zu größerer Markenbekanntheit

Bei der Organisation geht es nicht nur darum, alles zusammenzuhalten. In erster Linie geht es darum, im Voraus zu planen, neue Ressourcen zu testen und Unterstützung zu suchen. In einem gut organisierten Unternehmen können Sie sich mehr Zeit für sich und Wachstumsinitiativen nehmen. Lassen Sie sich von unseren Tipps für Kleinunternehmer inspirieren und wenden Sie sie in Ihrem Alltag an. Sie nehmen demnächst an einer Messe teil? Bereiten Sie sich optimal vor, indem Sie diese Artikel lesen: Messegeschenke für einen starken Auftritt und Die Dos and Don’ts beim Bestellen von Messegeschenken

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