Organizzazione aziendale: Consigli per la gestione delle piccole imprese

La gestione aziendale è molto complessa e lo è ancor di più per i piccoli imprenditori che si trovano a dover organizzare l’intera struttura dell’azienda, destreggiarsi tra i documenti e gestire il personale in maniera efficiente. Le grandi aziende sembrano sempre molto organizzate, divise per dipartimenti all’interno dei quali ciascun dipendente ricopre una specifica mansione. D’altro canto, le piccole aziende potrebbero risultare più confusionarie e difficili da gestire. Se sei il titolare di una piccola impresa sai benissimo quanto sia difficile destreggiarsi tra diverse attività e allo stesso tempo pianificare il lavoro dei collaboratori. Per questo motivo abbiamo pensato ad alcuni preziosi consigli per organizzare al meglio la tua piccola impresa. 

Software gestionali per le piccole imprese

Non è detto che un’azienda di piccole dimensioni non possa avvalersi della tecnologia per lavorare in maniera efficiente. Esistono diversi tipi di software gestionali adatti ad imprese di diverse dimensioni, dagli artigiani fino alle piccole, medie e grandi imprese. Ecco alcune funzioni per cui vale la pena avvalersi dei software. 

• Gestione delle attività: Hai diversi piccoli progetti da portare a termine ogni giorno? Un software per la gestione delle attività ti permetterà di assegnare a ciascun membro del tuo staff le proprie mansioni e monitorare lo stato di avanzamento. 
• Contabilità: Quickbooks è uno dei software di contabilità più utilizzato dalle piccole imprese e permette di monitorare le entrate, le spese, gestire le fatture e l’inventario. Un software gestionale è sicuramente un valido supporto per le imprese formate da più di una persona. 
• Inventario: La gestione dell’inventario è indispensabile soprattutto quando si tratta di merci deperibili. Nulla allontanerebbe la tua clientela dal tuo negozio più di merce scaduta posizionata sugli scaffali. Per questo motivo è importante tenere traccia delle scadenze ed intervenire prontamente con la sostituzione. 
• Buste paga: Se ti trovi a gestire più di due o tre dipendenti, un software per la gestione delle buste paga potrebbe rivelarsi davvero utile. Inoltre, garantirebbe ai tuoi dipendenti una maggiore sicurezza e trasparenza in quanto avrebbero accesso ai propri dati, incluse ferie, ore di lavoro e stipendi.  
• Realizzazione e manutenzione siti: Realizzare il proprio sito web richiede diverse conoscenze e competenze e non è alla portata di tutti. Per questo motivo è possibile avvalersi di diversi programmi per la realizzazione e la manutenzione del proprio sito internet. Inutile ribadire quanto sia importante oggi per un’azienda avere un sito internet.  
• Pianificazione e programmazione: Un sistema di pianificazione e programmazione semplificherà la gestione degli appuntamenti con clienti e fornitori ma anche le riunioni interne. Inoltre, garantire l’accesso a tutto il tuo staff permetterà a tutti di sapere chi sta facendo cosa in quello specifico arco temporale e a te di controllare il tuo staff in qualità di amministratore. Un calendario aziendale è semplice da gestire, basta anche un calendario Google da condividere con tutti gli utenti della tua azienda. 

Come utilizzare un’agenda in modo efficiente

Organizzare la propria settimana lavorativa con un calendario online, un calendario cartaceo o un’agendina tascabile è un processo che non dovrebbe risultare troppo impegnativo. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare la tua agenda in modo efficiente.

• Semplicità: Se utilizzi un’agendina tascabile avrai a disposizione poco spazio per questo è fondamentale essere concisi e prendere appunti in modo chiaro. Il suggerimento è quello di annotare nomi, numeri di telefono, orari e se necessario qualche punto chiave utile per la tua riunione. Esistono in commercio diversi tipi di agende e planner con uno spazio dedicato agli appunti, che permettono di annotare informazioni aggiuntive ma anche liste della spesa e altro, in una sezione diversa del calendario. 
• Coerenza: Controlla la tua agenda ogni mattina e aggiornala ogni settimana. Assicurati di dedicare a questa operazione il tempo necessario affinché tutte le informazioni siano precise ed accurate. D’altronde un’agenda disorganizzata o incompleta non sarà di grande aiuto per prendere decisioni o pianificare la settimana. 
• Categorizzazione: Utilizza diversi colori per distinguere le diverse attività. I calendari online offrono delle funzioni per categorizzare i diversi eventi, sia che si tratti di impegni personali, appuntamenti medici e riunioni aziendali. Lo stesso metodo è applicabile ai calendari e alle agende cartacee utilizzando evidenziatori e penne colorate.  
• Accessibilità: Se scegli di utilizzare un calendario online assicurati di collegarlo alle app sul tuo smartphone. Se invece utilizzi un’agendina, scegli un modello pratico da trasportare. I modelli con anello elastico sono perfetti poiché ti permettono di avere sempre una penna a portata di mano e aggiungere note in qualsiasi momento. 
• Trasparenza: In quanto proprietario dell’azienda, condividere il tuo calendario con I tuoi collaboratori è fondamentale per organizzare riunioni e appuntamenti. In questo modo i tuoi dipendenti sapranno in quali giorni e orari sarai disponibile. Questo non significa che dovrai condividere con loro tutte le informazioni personali o gli itinerari dei tuoi viaggi, ma semplicemente potrai informarli di quando sarai in azienda, quando potranno contattarti o sarai irraggiungibile. 

Gestire un calendario marketing

Pianificare è la parola chiave quando si parla di promozioni e per questo avrai bisogno di un calendario editoriale e di un calendario marketing su cui annotare date, promozioni e pianificare contenuti da pubblicare. Allo stesso tempo dovrai mantenere un certo livello di flessibilità per cogliere opportunità che si presentano anche all’ultimo minuto o pubblicare contenuti di tendenza. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare il tuo calendario marketing. 

• Pianifica le attività annuali in anticipo: Parti dai giorni festivi e inizia a organizzare le tue campagne promozionali, poi occupati dei giorni che precedono o seguono le festività. Stai pensando alle promozioni per il prossimo Natale? Hai già pianificato i saldi estivi? Una volta che avrai definito i punti chiave delle principali campagne promozionali, potrai procedere a pianificare il calendario promozionale per il resto dell’anno. 
• Lascia spazio ai cambiamenti: Nello stilare il calendario editoriale, prova a lasciare spazio a diverse opzioni che ti permettono di agire in caso di ritardi o cambiamenti per quelle date che prevedono festività. In questo modo potrai giocare invertendo delle promozioni all’occorrenza e essere sempre sul pezzo. 
• Pianifica e organizza: Oltre a pianificare le campagne promozionali, dovrai assicurarti di organizzare tutte le attività necessarie affinché tutto sia pronto come programmato. Assicurati quindi di preparare tutti i materiali promozionali, ordinare i gadget pubblicitari e pianificare la promozione dei tuoi eventi. La preparazione richiede tempo, quindi non dimenticare di includere tutte le fasi al momento della pianificazione. 
• Utilizza dei modelli di pianificazione: I template sono di grande aiuto quando si parla di pianificazione. Utilizza o crea dei modelli adattabili a diverse promozioni. Includi sempre le fasi più ricorrenti, includi tutti i canali che utilizzi, compresi social media, blog e campagne di volantinaggio. In questo modo risparmierai tempo e riuscirai a mantenere una coerenza strategica nelle diverse campagne. 

Come delegare senza perdere il controllo 

Delegare non sempre è facile ma è assolutamente necessario quando hai troppe cose di cui occuparti. Molti imprenditori hanno difficoltà a delegare perché temono di perdere il controllo. Grazie ai nostri consigli potrai delegare e allo stesso tempo essere in grado di supervisionare. Come fare a delegare senza perdere il controllo? 

• Promuovi le persone di cui ti fidi: Tieni molto alla tua attività ed è comprensibile quanto possa essere difficile affidarla ad altri. Promuovi le persone di fiducia affidandogli ruoli di responsabilità e management solo quando avrai la certezza di poterti fidare ciecamente. Solo a questo punto potrai delegare senza timori. 
• Definisci le aspettative in anticipo: Prima di delegare esponi con chiarezza come vuoi che il lavoro venga eseguito e metti in chiaro se vi sono punti non negoziabili. A volte si è abituati a fare le cose in un determinato modo e cambiare è difficile. Lavorare sodo per imparare a lavorare secondo le aspettative dei propri superiori è importante sia per instaurare un rapporto di fiducia sia in termini di efficienza. 
• Fissa degli incontri a cadenza regolare: Non perdere di vista i tuoi progetti, dopo averli delegati ai tuoi collaboratori fissa degli incontri per discutere insieme e controllarne l’avanzamento. Stabilisci delle date intermedie per le consegne e dai chiare indicazioni su cosa desideri che venga consegnato entro tali date. In questo modo potrai mantenere il controllo, offrire feedback evitando la microgestione. 
• Pianifica dei momenti per la discussione: Se desideri essere sempre aggiornato sul lavoro dei tuoi dipendenti e responsabili, dedica loro del tempo, pianifica delle riunioni in cui discutere dell’avanzamento dei progetti, ascoltare le loro richieste e informarli sui prossimi step. 
• Ascolta con mente aperta: Sebbene vi siano cose non negoziabili e procedure imprescindibili, instaurare un rapporto di dialogo aperto è fondamentale. Lavorare con diverse persone significa interagire con altre menti e potrai scoprire che ascoltare le idee altrui può essere un modo per imparare dai tuoi collaboratori ed inoltre, potresti scoprire che fare le cose in modo diverso da come le hai sempre fatte, potrebbe essere vantaggioso per tutti. Mettiti in modalità di ascolto e offri feedback efficaci che possano diventare occasioni di crescita personale ed apprendimento. 
• Pensa come una squadra: Nessuna azienda può andare avanti se ad occuparsene è solo una persona che gestisce tutto. Instaura un rapporto di fiducia e rispetto con I tuoi dipendenti e vedrai che lavorare come una squadra porterà a risultati sorprendenti. 

Costruire un equilibrio tra lavoro e vita privata 

I dipendenti non sono gli unici ad avere la necessità di trovare il giusto equilibrio tra la vita privata e il lavoro. Anche tu hai bisogno di mantenere un sano equilibrio tra la tua azienda e la tua vita privata e nonostante tieni davvero tanto alla tua impresa devi dedicarti anche alla tua salute mentale, ai tuoi hobby ed evitare il cosiddetto burnout, che è controproducente per te e per la tua salute. Di seguito alcuni suggerimenti su come ricavare del tempo per sé stessi senza avere la sensazione di aver tolto del tempo al proprio business: 

• Organizza il tuo lavoro: Esatto, questo è il punto focale del nostro discorso. L’organizzazione è fondamentale per riuscire a ritagliarsi del tempo libero. Un buon piano ti permetterà di rilassarti senza doverti preoccupare della tua azienda e vedrai andrà alla grande. 
• Imponiti degli orari: Stabilisci degli orari in cui dedicarti alla tua attività, dedica il resto del tuo tempo alla tua vita sociale, agli amici, ai familiari, alle tue passioni e semplicemente goditi il tuo tempo libero. 
• Pianifica il tempo per te: Se non lo pianifichi, finirai per non riuscire a ritagliartelo. Il tempo per sé stessi è fondamentale per la propria salute fisica e mentale e ha effetti anche sul tuo lavoro. Mettilo in agenda sotto la voce gestione del proprio tempo libero. 
• Utilizza le tue risorse: Sai di poter contare su un team eccellente e ben preparato e di avere a disposizione un ottimo software gestionale e aver pianificato tutto con almeno qualche mese di anticipo? Se tutto è ben organizzato non ci sarà nulla di cui preoccuparsi, andrà tutto bene anche se sarai fuori dall’ufficio per qualche giorno. 
• Lascia andare: Per goderti al meglio le tue vacanze e spendere del tempo con la tua famiglia, potresti aver bisogno di chiudere la tua azienda per qualche giorno oppure affidarla ai responsabili. Respira, lascia andare e vai. Vedrai che al tuo ritorno tutto sarà al suo posto e tutto sarà andato come pianificato. 

Vuoi scoprire come far crescere la tua piccola impresa? Leggi la nostra guida al rebranding delle piccole aziende e il nostro articolo su Come ottenere maggiore visibilità con il passaparola.

Organizzare vuol dire pianificare, progettare, definire strategie, trovare nuove risorse, instaurare rapporti, intraprendere collaborazioni e molto altro. Una volta che la tua azienda sarà ben strutturata ed organizzata vedrai che avrai molto più tempo da dedicare a te e alla tua crescita personale, a beneficio anche della tua impresa e dei tuoi dipendenti. Inizia a mettere in pratica i nostri suggerimenti e passa all’azione. Se desideri far crescere la tua azienda, non perderti il nostro articolo su come Come promuovere le aziende durante fiere ed eventi e scopri Cosa fare e cosa non fare quando ordini i gadget per le fiere.